Cómo cargar una compra con foto e IA en ADEstock

Qué vas a lograr

Sacarle una foto a la boleta o factura del proveedor y que el sistema lea los renglones solo, los asocie a tus productos, calcule el flete si lo hay, y deje la compra lista para actualizar el stock, los costos y la deuda con el proveedor.

Lo más importante de este tutorial: la primera vez que le comprás a un proveedor, el sistema aprende cómo escribe ese proveedor cada producto. Desde la segunda boleta, los reconoce solo. Está explicado en El sistema aprende de cada compra.

Antes de empezar (una sola vez, lo hace el dueño)

1. Activar el módulo

Menú rápido → Configuración → Módulos y sistema → Compras con foto (OCR) y Guardar cambios.

2. Cargar tu API key de IA

El OCR usa tu propia cuenta de un proveedor de IA (por ejemplo Google Gemini). Vos ponés tu API key y pagás solo lo que consumís, que por boleta es del orden de centavos de dólar.

Panel de administración → Billeteras → Configuraciones API OCR → Agregar.

Guardá. Queda así, con la clave enmascarada:

Consejo: si el modelo que viene por defecto ya no existe en tu proveedor, la lectura falla. Probá con uno vigente de la lista de modelos de tu cuenta.

En la parte de arriba de la pantalla de compras vas a ver el estado: Modo API Key cliente · modelo · Est. OCR: N (tokens estimados por lectura).

Paso a paso

Abrí Menú rápido (F8) → Compras (carga rápida) (Cargar facturas con IA). Aparece cuando el módulo Compras con foto (OCR) está activado. La pantalla vive en la dirección /compras/simple/: podés guardarla como favorito o como acceso directo en el celular. Son 4 pasos.

Paso 1 · La foto

1. Zona de carga: arrastrá la foto o hacé clic para elegirla. Acepta JPG, PNG, WEBP o PDF (hasta 20 MB). Desde el celular abre la cámara.
2. Subir y procesar: manda la boleta al OCR en segundo plano.
3. Carga rápida manual (sin OCR): si no querés usar IA, cargás los renglones a mano.

Mientras la IA lee, ves este aviso y podés cargar otra boleta:

Para que la lectura salga bien:

• Foto derecha, de frente y completa (que se vea el total).
• Con buena luz y sin sombras ni dedos tapando renglones.
• Si la boleta es larga, sacala en partes con la foto del total incluida.
• Cuanto más clara la foto, mejor aprende el sistema y menos tenés que corregir.

Cuando termina, el sistema pasa solo al paso 2. Si salís y volvés, la boleta queda en Precargas pendientes y la retomás con Retomar.

Paso 2 · El proveedor

Elegí el proveedor y tocá Continuar.

Primera vez: elegís vos el proveedor. Próximas veces: el sistema lo reconoce por el alias y lo deja seleccionado solo (lo ves en la segunda boleta).

Paso 3 · Checks rápidos: IVA, forma de pago y flete

El flete: tres formas de manejarlo

Cuando tildás Sí, incluir flete aparecen las opciones. Primero indicás cuánto es:

• $ Monto fijo: el importe en pesos del flete.
• % del total de productos: un porcentaje sobre el total de la compra.
• Redondear a múltiplo de $: para que el flete quede en un número redondo.

Después decidís quién lo cobra y cómo se registra. Hay tres combinaciones:

A. El flete se paga aparte (opción por defecto)

Los dos tildes apagados. Es lo que pasa cuando el flete lo cobra otra persona (un transportista) o lo pagás por otro lado.

• El flete queda como un gasto separado (balance de fletes).
• No se suma a lo que le debés al proveedor.
• No cambia el costo de los productos.

B. El flete se paga con la compra, al mismo proveedor

Tildás “El flete se paga con esta compra al proveedor”. Es cuando el proveedor te factura el flete junto con la mercadería.

• El flete se suma a lo que le debés (o le pagás) al proveedor.
• No va al balance de fletes.
• El costo de los productos no cambia: el flete queda como un renglón aparte.

C. El flete se paga con la compra y se prorratea en los productos

Tildás los dos: “se paga con esta compra” y “Prorratear el costo del flete en los productos”. Es la opción correcta si querés que el costo real de cada producto incluya su parte del envío.

• El flete se reparte proporcionalmente entre los productos, según lo que cuesta cada uno.
• Cada producto sube su costo unitario con su parte del flete.
• Ya no queda un renglón de flete: está dentro de los productos.
• Lo que le debés al proveedor es el total de productos (que ya incluye el flete).

El prorrateo solo se puede usar si el flete se paga con la compra. Si el flete es un gasto aparte, no se prorratea.

Ejemplo con números

Boleta de $ 80.345 y un flete de $ 4.000:

El 4,98 % sale de $ 4.000 ÷ $ 80.345: cada producto absorbe esa proporción del flete.

¿Cuál elijo?

Tocá Continuar a productos.

Paso 4 · Productos y alias

Acá se asocia lo que dice la boleta con tus productos.

La tabla tiene una fila por renglón de la boleta:

Los colores indican el estado de cada renglón:

• 🟢 Verde: ya tiene producto asignado.
• 🔴 Rojo: falta asignarle un producto.

Productos que el sistema sugiere solo

Cuando el nombre de la boleta se parece a uno de tus productos, el sistema lo propone solo (verde). Revisá que sea el correcto.

Productos que tenés que asignar vos

Para los renglones en rojo, escribí parte del nombre en Producto y elegí el correcto de la lista (se ve el stock y el costo actual).

Si no sabés cuál es, usá Búsqueda avanzada.

Productos nuevos: crearlos al vuelo

Si es un producto que todavía no tenés, tocá ＋ Crear producto. Se abre un formulario con el nombre y el costo ya cargados desde la boleta. Completás categoría y precio de venta y listo: el producto queda creado y asignado al renglón.

Controlá los totales

Cuando todos los renglones están en verde:

Botones de abajo: Agregar renglón manual (por si la IA salteó uno), Guardar y continuar (queda como precarga para seguir después), Crear compra, Descargar PDF compra y Cancelar.

Resumen y creación de la compra

Tocá Crear compra. Antes de guardar, el sistema te muestra un resumen:

Si todo está bien, Crear compra. Si no, Volver a revisar.

La compra aparece en Compras creadas. Todavía no impactó en el stock: falta el último paso.

Confirmar la compra

La compra se crea pendiente de confirmación, para que puedas revisarla antes de que mueva stock y plata. Se confirma desde el panel de administración:

Panel de administración → Compra → Compras.

La compra figura con estado ⏳ Pendiente. Marcá la casilla y elegí la acción Confirmar compra:

Aparece La compra se ingresó correctamente y el estado pasa a ✓ Aprobada:

Recién ahí:

• el stock de cada producto aumenta en lo comprado;
• el costo de los productos se actualiza (los que tienen Act. costo tildado);
• se registra el pago o la deuda con el proveedor, según lo que elegiste.

El sistema aprende de cada compra

Esta es la parte que hace que cada boleta sea más rápida que la anterior.

Qué guarda el sistema

Cada vez que asociás un renglón de la boleta con uno de tus productos, el sistema guarda esa relación para ese proveedor:

“Cuando Distribuidora Ejemplo escribe Actron 600 x 10 comp, se trata de tu producto Actron 600 mg x 10 comprimidos.”

Eso se llama alias. Se guarda por proveedor, junto con el historial de compras (precios, fechas, cantidades).

Por qué es por proveedor

Cada proveedor escribe a su manera. Lo que un proveedor llama Alf rasta negro otro lo puede llamar Alfajor Rasta Choc.. Guardarlo por proveedor evita confundir productos.

Qué pasa en las primeras compras

Por eso conviene hacer bien las primeras compras de cada proveedor: elegir con cuidado el producto correcto es lo que “entrena” al sistema. Un alias mal asociado se repite en las próximas boletas.

Dónde ver lo que aprendió el sistema

En el panel de administración, menú Compra, hay dos listados:

• Aliases OCR de Productos: cada nombre de boleta asociado a tu producto, por proveedor.
• Aliases OCR de Proveedores: cómo aparece cada proveedor en sus boletas.

La columna Veces confirmado sube cada vez que el sistema vuelve a ver ese nombre y lo confirmás: cuantas más veces, más confiable es el alias. Los dos primeros ya pasaron por dos boletas.

El alias del proveedor (PROVEEDOR DE EJEMPLO) también cuenta cuántas veces se usó. Con él, el sistema selecciona al proveedor solo.

La segunda boleta: el sistema ya conoce al proveedor y sus productos

Subimos una segunda boleta del mismo proveedor. Ahora el sistema:

1. Lee el proveedor y lo deja seleccionado solo:

2. Reconoce los productos que ya compraste (Actron, Sertal, Prestobarba) sin que hagas nada. Los nuevos quedan en rojo:

En cada renglón reconocido, el sistema te muestra además el último costo y la fecha de la compra anterior, para que veas de un vistazo si el proveedor cambió el precio.

3. Los renglones que no conoce los podés asignar, crear o quitar:

Si quitás renglones, el resumen te avisa que el total calculado difiere del de la boleta (porque dejaste productos afuera). Es normal si lo hiciste a propósito:

Flete aparte, en la segunda boleta

En esta segunda compra usamos la opción A (flete aparte, $ 2.500) y pagamos en efectivo:

En el listado de compras se ve la diferencia con la primera:

En la #2 el flete está dentro de los productos (por eso 84.345 y sin columna de flete). En la #4 el flete es un concepto aparte y no sube lo que se le paga al proveedor.

Qué pasa por detrás

Problemas frecuentes

Siguiente paso

• Cargar una compra manual y pagarla
• Pagar a un proveedor y revisar su cuenta corriente
• Entrenamiento con compras pasadas (modo retroactivo)